営業効率化が重要な理由
営業効率化とは、営業活動にかかる時間やコストを削減し、売上や利益を最大化することです。営業効率化が重要な理由は、以下の3つが挙げられます。
時間や労力を割くべき業務に集中できる
営業活動には、顧客とのコミュニケーションや商談だけでなく、見込み客のリストアップや資料作成、報告書作成など、さまざまな業務があります。しかし、これらの業務の中には、売上に直接貢献しないものも多くあります。営業効率化を図ることで、これらの非生産的な業務を減らし、時間や労力を割くべき業務に集中できるようになります。
営業の質の向上
営業効率化を図ることで、顧客との関係構築やニーズの把握、提案力など、営業の質を向上できます。営業効率化によって生まれた余裕を使って、顧客に対するフォローアップやアフターサービスを充実させることもできます。これにより、顧客満足度やリピート率、紹介率などが高まり、長期的な売上向上につながります。
売上の向上
営業効率化を図ることで、売上の向上も期待できます。営業効率化によって、一人当たりの商談数や成約数が増えることで、売上が増加します。また、営業コストも削減できるため、利益率も高まります。さらに、営業効率化によって生産性が高まることで、競合他社に対する優位性も強化できます。
営業で工数がかかるポイント
営業活動を効率化するには、まずはかかっている工数を削減することが重要です。営業活動において工数がかかるポイントは、主に以下の3つです。
移動時間
外回り営業では、移動時間が大きな工数となります。特に都市部では交通渋滞や電車遅延などが発生しやすく、予定通りに移動できない場合も多いです。また、移動中は顧客とコミュニケーションを取れないため、生産性も低下します。
情報共有
営業活動では社内外への情報共有が欠かせません。見込み客や顧客の情報はもちろんですが、自社製品やサービスの情報や市場動向の情報も常に更新されている必要があります。しかし、情報共有には時間や手間がかかります。特にメールや電話だけでは伝わりにくい情報もありますし、社内会議やレポート作成も多くの工数を消費します。
社内業務
営業活動では、見積書や契約書などの書類作成はもちろんですが、経費精算や請求書発行などの事務処理も必要です。しかし、これらの社内業務は売上に直接貢献しないため、非生産的な時間と感じられる場合もあります。
営業効率化のために今すぐできること3選
営業効率化のために今すぐできる4つの方法を紹介します。
1.移動の時間やコストを削減する
移動時間やコストを削減する方法は以下の3つです。
オンラインで商談を行う
オンラインで商談を行うことで移動時間やコストを削減できます。オンラインツールを使えば顔を合わせて話すことも可能ですし、資料や画面共有も簡単に行えます。また、オンライン商談では見込み客や顧客の反応や行動履歴も記録されるため、分析やフォローアップもしやすくなります。
オンライン商談を導入していない場合は、最優先で導入を検討しましょう。コロナ禍により顧客側がオンライン商談を希望するケースも増加し、無料のMTGツールでもあるので、導入のハードルは以前より低下しています。
エリア別に見込み客や顧客を分類する
エリア別に見込み客や顧客を分類することで同じエリア内でまとめて訪問することが可能です。結果、移動時間を削減できます。また、エリア別に担当者を割り振ることも検討してみましょう。
移動計画を事前に立てる
営業による移動計画を立てる際には、以下のようなことを具体的にするとよいでしょう。
訪問先とルートを決める
移動計画の基本は、どこに行くかとどうやって行くかを決めることです。訪問先は、営業目標や顧客のニーズに合わせて選びましょう。ルートは、移動手段や距離、時間、費用などを考慮して選びましょう。ルートは、地図やナビゲーションアプリなどを使って確認すると便利です。
予約や連絡の手配をする
移動手段によっては、事前に予約やチケットの手配が必要な場合があります。例えば、飛行機や新幹線などは、早めに予約することで割引料金を利用できたり、希望の座席や時間帯を確保できたりします。 予約やチケットの手配は、インターネットや電話などで行うことができます。 また、訪問先の顧客に対しても、事前に訪問日時や目的などを連絡しておくことが必要です。 連絡は、メールや電話などで行うことができます。
資料や持ち物の準備をする
移動中に必要な資料や持ち物を準備しましょう。資料や持ち物は、訪問先の顧客の状況やニーズに応じて適切に選びましょう。資料や持ち物は、できるだけ軽くコンパクトにまとめることが望ましいです。 資料や持ち物には、名刺や営業案内などの営業資料、見積書や契約書などの必要書類、パソコンやタブレットなどの通信機器、ノートやペンなどの筆記用具などが含まれます。
2.情報共有の時間を短縮する
情報共有の時間を短縮する方法は以下です。
ルールを作る
情報共有のルールを作ることで、コミュニケーションにかかる時間が減り業務時間を削減できます。また、ルールを作るだけでなく、浸透までに注力することで、チーム全体の工数削減にも繋がります。
ルールを作る・浸透させる際は、以下の点を考慮しましょう。
- 情報共有する内容・頻度・方法・担当者・対象者・目的・期限・形式・保存場所・フィードバック方法などを明確にする
- ルールは全員が把握し容易に参照できるよう文書化しておく
- ルールは定期的に見直して改善していく
不要な情報共有方法を撤廃することで情報共有の時間を短縮できます。不要な情報共有方法とは、以下のようなものです。
- 情報の開示のみの会議
- 重複したメールや電話
- 要点が伝わらない長文のメールや資料
これらの情報共有方法は、時間や労力を無駄に消費するだけでなく、情報の伝達ミスや認識のずれを招く可能性もあります。情報共有方法を見直す際には、以下の点に注意してください。
- 情報共有の目的や必要性を明確にする
- 情報共有の方法をシンプルにする
- 情報共有のタイミングや頻度を適切にする
- 情報共有の内容を要点に絞る
3.社内向けの業務を効率化する
社内向けの業務を効率化する方法は以下の2つです。
情報の開示のみの会議を撤廃する
情報の開示のみの会議を撤廃することで社内向けの業務を効率化できます。情報の開示のみの会議とは、以下のようなものです。
- 報告・連絡・相談・確認（HORENSO）だけが目的の会議
- 議論や意思決定がない会議
- 参加者全員が関係ない内容が含まれる会議
これらの会議は、営業担当者にとっては時間や労力を無駄に消費するだけでなく、営業活動への集中力やモチベーションを低下させる可能性もあります。会議を開催する際は以下の点に注意して、開催時間を短くしましょう。
- 会議の目的やアジェンダを事前に明確にする
- 会議に必要な参加者だけを招集する
- 会議時間を短くし、時間厳守する
- 会議後に議事録やアクションプランを作成し共有する
定型業務を自動化する
定型業務とは、ルーティンとして行っている業務のことです。当たり前に日々行っているからこそ、改善をすること無く放置されているケースが多いです。特に以下の3つは改善できることが多いので、1度業務にかかっている時間を確認しましょう。
- 見積書や契約書などの書類作成
- 経費精算や請求書発行などの事務処理
- メールや電話でのアポイントメント取り
また、これらの定型業務は、営業担当者にとっては時間や労力を消費するだけでなく、ミスやヒューマンエラーが発生しやすいものです。
定型業務はExcelなどのマクロ機能を用いたり、RPAを使って自動化できます。
まとめ
今回は、営業の効率化について解説しました。営業でなかなか成果が出ず悩んでいる方やもっと業務効率を上げて成果を上げたい方などの参考になれば幸いです。
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