0. 目次
1. はじめに
2. インタビュー
◆1日の流れ
◆その他の業務
・メンバーのマネジメント
・クライアントとの定例
・マネージャー同士のMTG
3. おわりに1. はじめに
こんにちは、BALESカンパニー営業統括本部でインサイドセールスをしている小林です。
普段はインサイドセールスの通常業務に加え、BALESのコラムページ担当や導入事例インタビューの実施、セミナー登壇、運営のお手伝いなどをしています。
今回は「インサイドセールスマネージャーの1日に密着！」というテーマで、弊社のインサイドセールスマネージャーである東風平（こちひら）に話を聞いてみました。
インサイドセールス代行サービスBALESでは、日々多くの企業様のご支援をさせていただいております。その案件内で活躍しているのがインサイドセールスとそのマネージャーです。ここでいうマネージャーは、コールセンターで言うSV（Supervisor）、いわゆる業務管理者をイメージしていただくとわかりやすいかもしれません。
1つの案件に5～10名ものインサイドセールスがアサインされるということも珍しくなく、そのチーム作りや案件管理にマネージャーが日々奔放しております。
そこでマネージャーの1日に密着することで、インサイドセールスのマネジメントでやるべき業務についてお伝えできればと思います。
インサイドセールスメンバーのマネジメントをしている方や、インサイドセールスに従事している方へ日々の活動の参考になりましたら幸いです。
2. インタビュー
―――1日の流れを教えてください！
東風平：まず朝昼晩に分けて、毎日やっていることをお伝えしますね。
🔶朝
- リードの割り振り
各案件のインサイドセールスメンバーに、当日アプローチするリードを振り分けます。きちんと精査した上でお渡ししないと、不必要なリードへのアプローチが発生してしまうことになり非効率なので、マネージャーが管理して毎日振り分けを行っています。
- 稼働時間の調整
当日のインサイドセールスの稼働時間、つまり電話やメールでのアプローチを行う時間もマネージャーが管理しています。案件のアプローチ量を安定させるためにも、朝のうちに当日の稼働時間を把握しておく必要があります。
突発的な欠勤などで不足が発生することもあるので、適宜クライアントにも報告を行いながら月内のアプローチ量が一定になるように調整をしています。
- メール対応
あくまで自分が担当している案件の例になりますが、前日にアプローチを行い、ヒアリングする中で資料送付のご要望をいただくことなどがあります。その場合は当日～翌日に対応を行うので、残っているものがあれば朝のうちに完了させます。基本的に返信文はマネージャーで考え、送信はインサイドセールス自身にお願いしていますが、案件によってメール対応方法が異なっていたりするのでそれに合わせてWチェックも行い、細心の注意を払いながら作業しています。
🔶昼
- ランチ
- 緊急対応
午前中の稼働で、急遽対応フローを変更する必要が発生したり、インサイドセールスメンバーからトークの相談などがあった場合は、昼休みを利用して対応することもあります。
🔶晩
- 稼働報告
各案件のクライアントへ、1日の活動をチャットツールやメールで報告します。稼働時間に対しての架電数、着電数、アポイント数、その中身…etc.、報告事項は様々なので先方に合わせたものを送っています。また数値を報告するだけではなく、ヒアリング内容から鑑みる現状等についても簡単に共有し、クライアントがタイムリーに状況把握できるようにまめな報連相を心がけています。
―――その他に発生する業務について教えてください。
東風平：インサイドセールスメンバーとのMTGは多数行っており、ざっくりわけると2種類あります。
🔷業務に関する全体MTG
クライアントと定例を行った後、内容を共有するためにメンバー全員で実施するものです。ここで案件運用に関する変更点をお伝えしたり、新しく始まる施策についてみんなで考えたりします。決まったことをすぐに共有してスピード感を持って動けるようスケジュールを組んでいます。
🔷個人と行う1on1
インサイドセールス業務は、目的・目標を理解していないと単調なものになりがちです。ですので、月に1～2回の頻度で15～30分程度、メンバーひとりひとりと1on1の時間をとっています。直近関わっている案件での個人目標について取り決めたり、今後キャリアを描いていきたいか？キャリアステップを踏んでいきたいか？を確認したり、業務だけではなく人生のキャリアビジョンを通してどんな働き方をしたいのかまでを話し合ったりしています。
東風平：また、クライアントとの定例MTGも日常的に行っています。
―――定例MTGではどんなことを話すんでしょうか？
東風平：定量、定性面の2軸から、現在の状況について詳細をお伝えしていますが、細かい内容はクライアントのご希望に合わせて報告しています。
例えば、定量的な数値報告は日次のテキスト報告で十分なので定性的な部分について定例にて口頭で聞きたい、という方もいらっしゃいますし、定性的な部分はアポイントの中身をみて自社で判断するので、フォーマットに沿って詳細な数値報告を希望される方もいます。
定性的なご報告をする際に気をつけているのは、KPIが達成できた/できないにしろ、その要因をしっかりお伝えすることです。そしてその要因に対してどう対処していくのかを明確にしながら話を進めるようにしています。
あとは、BALESに期待してくださっていることに応えられているのかも常に確認しています。例えばインサイドセールスが社内になく、立ち上げ期にBALESを導入してくださった企業であれば、インサイドセールスに関するノウハウを貯めていきたいというご要望をいただくことがあるので、それに対して案件の成果以外でも十分な情報提供ができているかなどを意識しています。
定例を行う頻度は、基本的に週1回をお願いしていますが、月1回で長めに時間を取りたい、等先方のご要望に合わせて実施もしています。
―――マネージャー同士で情報交換などはしていますか？
東風平：マネージャー内で情報交換MTGをしたり、リーンコーヒーと呼ばれる形式のディスカッションを全体で行ったりします。お互いがどんな業務をしていて、参考になる数値や施策がないかなどは気軽に共有できる環境です。
リーンコーヒーについて詳しくはこちらの記事をご覧ください。
3. おわりに
働き方の急激な変化に伴い導入が進んできたインサイドセールスですが、その体制構築やチームの運営について、どう進めれば良いのかわからない、なかなか効率のいいやり方が見つからない、とお悩みの方も多いと思います。
そんなときは、現場の声を吸い上げつつ最適化に向けてマネジメントを行うマネージャーの役割が非常に重要になります。
BALESでは、メンバー・クライアントの方々・マネージャー同士、日々のコミュニケーションや日常的なMTGで密に連携を取りながら業務を進め、成果をだすべく動いています。
抜本的な改革など大掛かりなことを検討する前に、チームの中で情報共有を行いそれを業務に反映させる、その結果が出たら分析・改善するために話し合う、などの場を設けて小さなPDCAを積み重ねることが全体改善につながってくるのでオススメです。
弊社のインサイドセールスチームのマネージャーの働き方が少しでも参考になれば幸いです。
また、別のインサイドセールスマネージャーの働き方についても北海道支社でインターンをしているメンバーが記事を書いているので、ぜひこちらもご覧ください。
