こんにちは。BALESカンパニー営業統括本部コラム担当です。
インサイドセールス支援サービスBALESのマーケティングやセールスなど営業活動に関する様々な情報をコラムにてお届けしております。
インサイドセールスの導入を検討する上で課題となるのが「ツールの選定」です。
2019年12月に公開したインサイドセールス業界カオスマップを見てもインサイドセールス関連のツール領域は広く、何をどのように使うのが効果的なのか迷われている方も多いと思います。
インサイドセールス業界レポートはこちらからダウンロードできます。
実際、私たちBALESのインサイドセールスチームも10種類程のツールを使いながら業務をしています。過去には運用にのせるまでに苦戦したり、結局あまり使わずに解約に至ったツールもあります…。紆余曲折を繰り返しながら現在の形になっているので、今回は現在使っているツールのなかで使用頻度の高いものを7つと、それらをどのように使っているかをご紹介させていただきます！
１.情報共有ツール【Kibela】
Kibelaは情報やナレッジを共有できるツールです。
インサイドセールス組織だけでなく、会社全体で導入をしています。
インサイドセールスの歴史は浅くやり方に答えがありません。
弊社でも試行錯誤しながら自社にあった運用ルールを作っていますが、頻繁にルールの見直し実施している、”1週間前と運用ルールが変わっている” なんてことはザラにあります。
ここで起きがちなのが「結局あのルールどうなったんだっけ？笑」という確認工数が頻繁に発生することです。
この状態に陥ると、知っていそうな人に質問が集中し、属人化が加速します。
そこで、確認工数の削減と属人化を防ぐため、決まったこと、更新したこと、共有したいことはすべてKibelaに書くという運用をしています。
（「これKibelaにまとめといてください」を1日に1回は言うかもしれないです笑）
ルール以外でもツールの使い方や架電をする上でのマニュアルもまとめています。
困ったらまずはKibelaで検索をする、という運用が定着していることで、気軽に質問ができない環境（質問したい相手が離席中・リモートワークで誰に声かけていいか不明…）でもスピードを維持して業務に取り組むことができています。
KibelaのHome画面
２.日程調整ツール【Youcanbook.me】
Youcanbook.meは自分のカレンダーとスケジュールを同期してお客様側で日程確定までできるツールです。既に使ってる企業様も多いと思います！
コロナ前のオペレーションでは、インサイドセールスが電話で日程確定までしていましたが、2020年3月以降リモートワークへの導入進んだことでメールでの日程調整が非常に多くなりました。
メールの場合、その場で日程確定ができないので、
①フィールドセールスのカレンダーを確認
②候補日をピックアップ
③フィールドセールスのカレンダーを仮押さえ
④日程の返答がきたらスケジュールを確定させる
という非効率が発生します。この調整がうまくいかずメールで何往復もやりとり…なんて経験はセールスの方なら一度はありますよね。
ここを改善するためにYoucanbook.meのリンクをメールに貼る運用に変更しています。
今ではかなりの工数削減に繋がっています。
また、資料ダウンロードや問い合わせ後のサンキューページにURLを設置することもおすすめです。架電では着電しない企業から、思いがけず登録が入ってくることがあります。
あくまで検討確度の高そうな導線に設置することがポイントです。
実際の登録画面
３.CTI【Dialpad、MiiTel】
架電する際にはCTIを利用しています。
架電ログを聞いて成功事例の共有・改善点のFBをしているためです。
（弊社では商談が取れたものを中心にログを確認しています）
BALESのセールスチームは20代を中心とした若手メンバーで構成されているのが特徴です。毎年新卒メンバーが配属されるので「電話経験ゼロ」なことも少なくありません。
（OJTに関してはこちらの記事を確認ください）
スクリプトを細かく作ったとしても、それを見てもらうだけでは電話営業したことがない人にはイメージが持ちずらいのが実情です。架電ログで成功事例を共有しあうのは、全体のスキルアップのためにも重要なことだと思っています。そこで、Slack（後述します）で商談獲得の報告とログを貼るようにしています。
BALESのインサイドセールスはDialpad、BALESのBPOチームはMiiTelを使用しています。ログ機能やCRMとの連携の観点より、業務形態に適している方を使い分けている状況です。現在使用しているCRMや必要な機能によって選ぶべきCTIは大きく変わってくると思いますのでご参考までに。
また、携帯電話の番号から掛けたほうが着電率が上がる場合もありますので、臨機応変に使い分けることも必要だと思います。
４.営業・顧客管理ツール（CRM）【Salesforce】
このツールを使って、営業の行動・対応や、顧客との商談などの一連のプロセスを管理しています。顧客管理をシステム化することで潜在顧客を発見し、優良な顧客に育てることが可能になります。BALESのインサイドセールスではSalesforceを使用しています。
日々の架電内容やメールのやりとりの記録から、商談が今どのフェーズにあるのかまで、営業と顧客に関する殆どのデータをCRMに集約することで、営業状況が可視化されます。
インサイドセールスにとって、「自分が獲得した商談って今どうなっているんだろう…」というのはかなり気になるところではないでしょうか。
フィールドセールスがCRMに記録してくれることで誰でも商談状況を把握することが出来るようになり、「あの企業って受注できそうなの？」や「失注になったあの商談、掘り起こしのコールしてもいいのかな？」をいちいちフィールドセールスに確認する手間が省けます。
インサイドセールスとしてただ商談を取っていく、という状態に陥らないためにもCRMでの顧客管理はしっかり行ったほうが良いと思います。
また弊社ではCRMで抽出したデータを分析して、様々な施策へ活用しています。
私達は以下のようなデータを定期的にチェックしています。
・今月の新規リード数
・新規リードからの商談獲得数
・商談の案件化数 etc…
５.インサイドセールス管理システム（ISM）【BALES CLOUD】
先程のCRMと似ていますが、こちらはインサイドセールスの行動管理に特化したツールです。（自社サービスなので、参考までにご覧ください！）
主に、BALESのBPOチームやBALES CLOUDのインサイドセールスが使用しています。BALESのオペレーションノウハウを元に作られたツールなので、インサイドセールスをする上で必要な機能が揃っています。
UI、UXがわかりやすいのでオンボーディングも簡単ですし、インサイドセールス初心者や新入社員、インターン生が使用するにはもってこいだと思います。
BALES CLOUDの詳細はこちらから
６.コミュニケーションツール【Slack】
日々のやり取りはSlackを使っています。これはBALESインサイドセールスだけではなく全社的に使用しているものですが、BALESインサイドセールスチームではいろいろな工夫を凝らしているのでそちらをご紹介します！
・自動で商談獲得報告
インサイドセールスが商談を獲得して、CRMで商談レポートを作成すると自動でSlackのチャンネルが更新されるようにCRMと連携をしています。
リモートワークによって効率化された部分も多いですが、セールス同士で成果を喜び合い声をかけあう機会は減ってしまいました。そこで商談獲得をリアルタイムで共有して、スタンプやコメントで毎回反応しあっています。
もちろん効果はそれだけではなくて、KPIに対する商談獲得数もすぐに確認ができるので、スピーディな状況把握のためにもおすすめです。
商談獲得時のSlack投稿
・自動で案件受注・失注のお知らせ
こちらも上記と同様でCRMとの連携設定を行い、案件を受注したら#preorderチャンネルで、失注したら#lostチャンネルに投稿されるようにしています。
こちらの意図としては、下記2つがあります。
・受注報告：今月の受注目標達成状況の把握
・失注：インサイドセールスが商談内容を確認の上、失注ナーチャリング施策に登録する
受注獲得時のSlack投稿
７.タスク管理ツール【Asana】
そもそもタスク管理をする理由として自己整理のためもありますが、個々のタスクを開示することでお互いの状況、負荷を把握することができ、仕事の振り分けや質問、会議依頼などがしやすくなるという利点があります。特にリモートワーク下では、「質問したいけど忙しいのかな、カレンダーに予定はないけどタスクはたくさん抱えてそう…デスクにいたら気軽に確認できるけど、わざわざチャットツールで忙しい？って聞くのも何だしなあ…」と相手を気遣って声をかけるのを躊躇うことがあるのではないでしょうか？
ツールを使ってタスクを管理すると、上記のようなもやもやが起こりにくくなります。
BALESのインサイドセールスチームでは、自分が持っているタスクを公開&画像のように【工数余裕あるのでタスク依頼お待ちしてます！】や【工数厳しいです！追加タスクは要相談でお願いします！】と記載しています。
Asanaのタスク管理画面
また上記以外に、タスクを公開管理することで起こる良い点を4つ挙げます。
・タスクが他のメンバーとかぶらないよう調整できる
・似たような仕事をしている人を参考にできる
・見てくれた人からアドバイスが貰える（かも）
・管理職がマネジメントしやすい
まとめ
多岐にわたってツールを紹介しましたが、一番大事なことは自社にフィットした使用方法を目指して試行錯誤することです。使用を検討する中で、「あれ、このツール便利そうだけど自社だと活用できないかも…」ということもあるかと思います。そんな時に、少しでもこの記事を参考にしていただけると幸いです。
今後も弊社のインサイドセールスに関する情報を発信していきます！