この記事では、営業管理システムとはなにか、種類や特徴、メリット・デメリット、選び方、導入方法を徹底的に解説します。営業管理システムに興味がある方や導入を検討している方はぜひ参考にしてください。
営業管理システムとは
営業管理を支援するシステム
営業管理システムとは、営業活動の管理や分析を支援するシステムです。営業管理を効果的に行うためには、多くの情報やデータが必要です。しかし、情報やデータを手作業で管理するのは非常に大変です。また、情報やデータが散らばっていたり、更新されていなかったりすると、正確な分析や判断ができません。
営業管理システムを使うことで、営業活動のデータを収集・整理・可視化でき、営業チームのパフォーマンスを向上できます。
営業管理システムの種類・特徴
営業管理システムを特徴別に分類すると、以下の3種類に分けられます。
| CRM | SFA | BI | |
| 特徴 | 顧客情報や商談を管理し、顧客との関係を強化することを目的としたシステム | 営業活動の効率化や自動化を目的としたシステム | 営業データの分析や可視化を目的としたシステム |
| 主な機能 | ・顧客管理 ・顧客分析、マーケティング支援 ・プロモーション管理 | ・案件管理・商談管理・営業プロセス管理・予実管理 | ・データ分析・レポート出力・ダッシュボード・モバイル対応 |
| 具体ツール | ・Salesforse・Zoho CRM | ・Sansan・HabSpot | ・Tableau・Power BI |
これらのシステムはそれぞれに特徴がありますが、最近では機能が融合している傾向で、例えば、CRMにSFAやBIの機能が備わっている場合もあります。また、クラウド型のサービスが増えており、インターネット経由で利用できるようになっています。
営業管理システムの導入メリット・必要性
営業管理システムを導入することで、以下のようなメリットや必要性があります。
営業活動の見える化
営業管理システムを導入することで、営業活動の状況や成果を見える化することができます。
顧客情報や商談情報を一元的に管理し、顧客とのコミュニケーション履歴や商談進捗の確認や営業活動履歴を記録、営業メンバーの行動や時間の使い方を把握できるようになります。また、営業成績を集計し、営業目標との達成状況や営業メンバーの貢献度を評価することも可能です。
これらの情報を見える化することで、営業チームの強みや弱み、課題や改善点を明確にすることができます。また、営業メンバーも自分のパフォーマンスや成長を客観的に把握することが可能になります。
営業活動の時間効率化
営業管理システムを導入することで、営業活動の時間効率化を図ることができます。
顧客情報や商談情報を自動的に登録・更新・同期することで手作業での入力や確認を減らすことができます。営業活動履歴も自動的に記録・分析できるので、営業レポート作成やフィードバック受け取りの時間を短縮することも可能です。また、営業成績を自動的に集計・表示することで、営業会議や報告会の時間を短縮できます。
これらの時間効率化により、営業メンバーはより多くの時間を顧客との対話や商談に割くことができます。また、営業マネージャーもより多くの時間を営業戦略や育成に割くことが可能になります。
課題やノウハウを共有できる
営業管理システムを導入することで、営業チーム内で課題やノウハウを共有することができます。
顧客情報や商談情報を共有し、顧客ニーズや競合対策などを参考にしたり、営業活動履歴を共有することで、営業手法やコミュニケーションスキルなどを学べます。また、営業成績を共有し、営業目標やインセンティブなどをモチベーションにすることも可能です。
これらの情報共有により、営業チームは一体感や協力意識を高めることができ、営業メンバーは自分だけでなく他のメンバーの成長も支援することができるようになります。
営業管理システムを導入する際のデメリット
営業管理システムを導入することには、メリットだけでなくデメリットもあります。以下のような点に注意する必要があります。
コストが発生する
営業管理システムを導入するには、システムの購入費用や月額利用料金などのコストが発生します。また、システムのカスタマイズや保守・運用などにもコストがかかる場合があります。コストはシステムの種類や規模、機能などによって異なりますが、一般的には数十万円から数百万円程度です。
コストは導入効果と比較して判断する必要があります。導入効果とは、営業管理システムを導入することで得られる利益や節約効果などで、売上の増加や営業活動の時間短縮、営業レポート作成の手間削減、営業教育費用の削減が比較対象として挙げられます。
これらの効果がコスト以上に大きければ、導入は有利といえます。しかし、効果はすぐに現れるものではありません。導入後にしっかりと運用していく必要があります。
機能が複雑で活用できない可能性がある
営業管理システムは多機能であればあるほど便利ですが、逆に機能が複雑すぎると使いこなせない可能性があります。
特に自社のニーズに合わない機能が多かったり、操作方法やデータ入力・更新が煩雑な場合は、営業管理システムを活用できない可能性があります。活用できなければ、導入した意味がありません。また、活用できないことで、営業活動の効率や成果が低下することもあります。
機能が複雑で活用できないことを防ぐためには、以下のような対策を取る必要があります。
・自社のニーズに合った機能を選ぶ
・操作方法を簡単にする
・データ入力や更新を自動化する
これらの対策を取ることで、営業管理システムを使いやすくすることができます。
導入後、定着までに時間がかかる
営業管理システムを導入しただけでは、すぐに効果が出るわけではありません。 導入後には、営業チーム全体で営業管理システムを使う習慣をつける必要があります。しかし、これは簡単なことではありません。
特に営業メンバーの抵抗感や不安感が強かったり、営業マネージャーのリーダーシップやサポートが不十分、営業管理システムの運用ルールや目的が明確でない場合、営業管理システムの定着までに時間がかかる可能性があります。
定着までに時間がかかれば、導入効果も遅れることになります。また、定着しないことで、営業チームのモチベーションや信頼が低下することもあります。
定着までに時間がかからないようにするためには、以下のような対策を取る必要があります。
・営業メンバーの意見や要望を聞く
・営業マネージャーが積極的に使う
・営業管理システムの運用ルールや目的を共有する
これらの対策を取ることで、営業管理システムを定着させることができます。
営業管理システムの選び方
営業管理システムを選ぶときには、以下のような点に注意する必要があります。
自社に必要な機能が備わっているか
営業管理システムにはさまざまな機能がありますが、自社に必要な機能が備わっているかを確認することが重要です。
例えば、顧客情報や商談情報の管理や営業活動履歴の記録・分析、営業成績の集計・表示、営業目標の設定・追跡、営業プロセスの管理・最適化、営業メンバーの育成・評価などです。
これらの機能は、営業管理の目的や課題に応じて必要になるものです。自社に必要な機能が備わっていなければ、営業管理システムを活用できません。逆に、必要でない機能が多すぎると、コストや操作性の面で不利になります。
自社に必要な機能が備わっているかを確認するためには、以下のような方法があります。
・営業チームのニーズや課題をヒアリングする
・営業管理システムのデモやトライアルを利用する
・営業管理システムの導入事例やレビューを参考にする
これらの方法を使うことで、自社に合った機能を選ぶことができます。
運用形態はどのようなタイプか
営業管理システムは、運用形態によってオンプレミス型とクラウド型に分けられます。 オンプレミス型は、自社のサーバーにシステムをインストールして運用するタイプで、クラウド型は、インターネット経由でシステムを利用するタイプです。
オンプレミス型とクラウド型は、それぞれにメリットとデメリットがあります。
| 運用形態 | メリット | デメリット |
| オンプレミス型 | ・セキュリティやカスタマイズ性が高い・一括で購入すれば長期的にコストが安い | ・初期費用や保守費用が高い・導入や更新に時間がかかる |
| クラウド型 | ・初期費用や保守費用が低い・導入や更新が簡単 | ・セキュリティやカスタマイズ性が低い・長期的にみると月額利用料金のコストが高くなる |
運用形態は、自社の予算やセキュリティポリシー、カスタマイズニーズなどに応じて選ぶ必要があります。
自社ツールとの連携性
営業管理システムは、自社ですでに使っているツールと連携できるかを確認することも重要です。
メールやカレンダー、電話やチャット、会計や給与、マーケティングやECなどのツールと連携できれば、営業管理システムの利便性や効果が高まります。
例えば、メールやカレンダーと連携すれば、顧客とのコミュニケーションやスケジュールを自動的に記録・同期できたり、電話やチャットと連携すると、顧客との対話や相談を自動的に記録・分析できます。また、会計や給与と連携すれば、売上やコスト、インセンティブなどを自動的に計算・表示でき、マーケティングやECと連携すると、リードやオーダーなどを自動的に取り込んで商談につなげることが可能になります。
自社ツールとの連携性は、システムのAPIやインターフェースなどによって異なります。連携できるツールや方法は、システムの仕様書やサポートセンターなどで確認することができます。
対応デバイスの確認
営業管理システムは、営業メンバーが使うデバイスに対応しているかを確認することも重要です。
対応デバイスとは主にPCやスマートフォン、タブレットなどです。これらのデバイスに対応していれば、営業メンバーは場所や時間に関係なく営業管理システムを利用できます。
PCであれば、オフィスや自宅で大画面で、スマートフォンは外出先や移動中に、タブレットは、顧客先や会議室で直感的に情報を見たり入力することができます。
対応デバイスは、システムのOSやブラウザなどによって異なります。対応するデバイスや条件は、システムの仕様書やサポートセンターなどで確認しましょう。
導入後のサポート体制
営業管理システムを導入する際には、導入後のサポート体制も重要なポイントです。
システムの使い方やトラブル対応など、導入後に必要となるサポートの内容やレベルは、システムの種類や提供会社によって異なります。
そのため、自社のニーズに合ったサポートを受けられるかどうかを事前に確認しておく必要があります。
導入後のサポート体制を確認する際には、次に挙げる4点に注意してください。
サポートの種類や範囲は何か
サポートの種類や範囲には、システムの操作方法や設定方法、不具合やエラーの対処方法などが含まれます。 また、システムのカスタマイズやアップデート、バックアップなどもサポートの対象となる場合があります。
システムの種類や提供会社によっては、サポートが限定的であったり、有料の場合もあります。 そのため、自社が必要とするサポート内容を明確にしておき、契約前に提供会社と確認しておくことが大切です。
サポートの受け方や時間はどうなっているか
サポートの受け方や時間は、電話やメール、チャットなどの方法や平日や土日祝日、時間帯などの条件があります。 また、サポートを受ける際に必要となるIDやパスワードなどの情報も確認しておくことが必要です。
システムを利用する時間帯や頻度に合わせて、サポートを受けられるかどうかを検討しましょう。
サポートの費用はどれくらいかかるか
サポートの費用は、システムの料金に含まれている場合や別途発生する場合があります。 また、サポート内容によって費用が異なる場合もあります。 例えば、基本的な操作方法や設定方法は無料でサポートされていても、カスタマイズやアップデートは有料であったりすることもあります。
サポート費用はシステム導入コストに影響する要素なので、契約前に明確にしておきましょう。
サポートの品質や評判はどうか
サポートの品質や評判は、システム提供会社の公式サイトや口コミサイトなどで確認できます。 サポート担当者の対応や知識、迅速さや正確さなどを参考にしてください。 また、実際にシステムを利用している企業からも意見を聞くことができます。
導入事例や参考先などを提供会社に問い合わせてみましょう。
以上が営業管理システムを選ぶ際に注意すべき導入後のサポート体制についてです。 導入後も安心してシステムを利用できるように、自社のニーズに合ったサービスを選びましょう。
営業管理システムの導入手順
チーム状況の把握
まずは、自社の営業チームの現状を把握しましょう。 確認する点は、営業チームの規模や構成、営業活動の流れや方法、営業チームが抱える課題やニーズ、営業チームが期待する効果や目標です。
これらの情報をもとに、自社に合った営業管理システムを選ぶための基準を設定しましょう。 以下のような基準が考えられます。
機能面
必要な機能は何か、不要な機能は何か
予算面
導入費用やランニングコストはいくらか
操作性
使い勝手や学習コストはどうか
拡張性
将来的に機能追加やカスタマイズができるか
営業管理システムの比較・選定
次に、市場に出回っている営業管理システムを比較・選定しましょう。 インターネットで検索すれば、多くの営業管理システムが見つかりますが、すべてを試すことは現実的ではありません。 そのため、以下のような方法で絞り込みましょう。
・口コミサイトやランキングサイトなどで、評判や人気の高いシステムを調べる
・自社の業種や規模に合ったシステムを探す
・提供会社の公式サイトや資料などで、システムの特徴や機能を確認する
・無料トライアルやデモなどで、実際にシステムの操作感や効果を体験する
これらの方法で、候補を数社に絞り込んだら、最終的に自社の基準と照らし合わせて、最適なシステムを選びましょう。 また、契約前には導入費用やランニングコストの内訳や支払い方法、導入期間や導入方法、導入後のサポート体制や費用、契約期間や更新方法、解約条件や費用を確認しましょう。
運用の準備
営業管理システムを導入する前に、運用の準備をする必要があります。 運用の準備とは、システムを使うために必要な設定やデータの移行などを行うことです。運用の準備をすることで、システムの利用開始がスムーズになったり、システムのエラーやトラブルを防ぐことができます。また、システムの性能や安全性を確保できるメリットもあります。
運用の準備には以下のような作業が含まれます。
ユーザー登録
システムを使う人や役割を登録します。例えば、営業担当者やマネージャーなどです。
権限設定
システム内でできる操作や見られる情報を設定します。例えば、商談情報の編集やレポートの閲覧など
データ移行
既存の顧客情報や商談情報などをシステムに移行します。例えば、エクセルファイルや名刺データなど
カスタマイズ
自社に合わせてシステムの機能や画面を変更します。例えば、商談ステージや項目名など
これらの作業はシステムによって異なりますが、一般的には数日から数週間程度かかります。作業は自分で行う場合もあれば、ベンダー（システム提供者）に依頼する場合もあります。
運用のスタート
営業管理システムを導入したら、運用のスタートをします。 運用のスタートとは、システムを実際に使い始めることです。運用のスタートをすることで、営業活動の効率化や成果向上が期待できたり、システムの使い方や機能に慣れることができます。また、システムの改善点や問題点を発見することができます。
運用のスタートには以下のような3つポイントがあります。
教育・研修
システムの使い方や目的を理解するために、教育や研修を受けます。例えば、マニュアルや動画などを見たり、ベンダーから説明を受けるなど
テスト・確認
システムが正常に動作するかどうかを確認するために、テストや確認を行います。例えば、データの登録や更新などを試したり、エラーが出ないかどうかをチェックするなど
フィードバック・改善
システムの使い勝手や効果について、フィードバックや改善を行います。例えば、機能の追加や変更などを要望したり、ベンダーに修正やサポートを依頼するなど
これらの3つのポイントはシステムによって異なりますが、一般的には数週間から数ヶ月程度かかります。自分で行う場合もあれば、ベンダーと協力する場合もあります。
運用の定着化
営業管理システムを導入しても、運用の定着化ができなければ意味がありません。 運用の定着化とは、システムを継続的に使い続けることです。運用の定着化をすることでシステムの効果を最大限に発揮でき、システムの価値を高めることができます。また、システムのコストパフォーマンスを向上させるメリットもあります。
運用の定着化には以下のような工夫があります。
目標設定
システムを使う目的や効果を明確に設定します。例えば、商談数や成約率などの指標
評価・報告
システムを使った結果や成果を評価や報告します。例えば、レポートやダッシュボードなどで可視化
モチベーション
システムを使う意欲や楽しさを高めます。例えば、ゲーミフィケーション（ゲーム要素）やインセンティブ（報酬）などで刺激する
これらの工夫はシステムによって異なりますが、一般的には長期的に続ける必要があります。工夫は自分で行う場合もあれば、ベンダーや上司と協力する場合もあります。
まとめ
今回は、営業管理システムとは何か、種類や選び方、導入メリットなどを徹底解説しました。
営業管理システムは、営業活動をより良くするための強力なツールです。しかし、ただ導入すればいいというものではありません。自社に合ったシステムを選び、適切に運用し、定着させることが大切です。そのためには、この記事で紹介したポイントや工夫を参考にしてください。
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最後まで読んでいただきありがとうございました。この記事があなたの営業活動に役立てば幸いです。
