アポ獲得率を改善すべき理由
予算・売上達成の可能性が高まる
アポ獲得後は打ち合わせを行い、お客様のニーズや課題を聞き出し、自社の商品やサービスの価値を伝えることができます。
また、お客様の反応や質問に応じて、クロージングに向けて次のアクションを決めることができます。
つまり、アポ数が多ければ多いほど、契約のチャンスも増えます。
その結果、予算や売上の達成に近づくことができます。
電話・メールそれぞれで改善が必要
アポを取る方法は主に電話とメールがあります。
電話のメリットは即時性が高く、お客様の声や感情を直接感じることができます。反対にデメリットは、電話に出られない場合や断られる場合も多くあります。
一方メールのメリットは時間や場所を選ばずに送ることができ、お客様に内容をじっくり考えてもらうことができます。その反面デメリットとして、メールだけではお客様の反応や興味度を把握しにくい場合もあります。
そのため、電話とメールそれぞれでアポ獲得率を高めるためのコツを知っておく必要があります。
電話でアポを取るための4つのコツ
電話でアポイントメントを取るためには、以下の4つのコツを意識することが重要です。
1.電話の目的を最初に伝える
電話でアポイントメントを取るためには、最初に電話の目的を明確に伝えることが重要です。お客様は忙しい人が多いので、何のために電話してきたかわからないと不信感や不快感を持ちます。また、電話の目的を伝えることで、お客様に興味や関心を持ってもらうこともできます。
例えば、「こんにちは、〇〇株式会社の△△と申します。お客様の業界に関する最新の調査結果をお伝えしたくてお電話しました。」というように、電話の目的とメリットを簡潔に伝えると良いです。
2.複数の候補日時を提示する
電話でアポイントメントを取るためには、複数の候補日時を提示することが効果的です。お客様に一つの日時だけを提案すると、都合が合わず断られやすいです。
また、候補日時を提示する際には、具体的な日付や時間帯を伝えることも大切です。
例えば、「来週の月曜日の10:00か火曜日の16:00なら空いていますが、いかがでしょうか？」というように、具体的な候補日時を伝えることが大事です。
3.電話先のオンタイムに架電する
オンタイムとは、お客様が仕事に集中している時間帯のことです。オンタイムに架電することで、電話の接続率が高くなり直接担当者の方と話ができる確率も上がります。また、オンタイムは業界や職種によって異なります。
例えば、飲食店や小売店などは昼間や夕食どきが忙しいので、その時間帯は避けて準備をしているであろう午前9時から11時、午後16時から18時がオンタイムになります。
一方、会社員や公務員などは昼間が仕事時間なので、午前10時から12時や午後15時から17時がオンタイムになります。そのため、電話先の業界や職種に合わせて、オンタイムを調べておくことが必要です。
4.事前にロープレを行う
電話でアポを取るためには、事前に営業ロールプレイングを行うことも有効です。ロープレを行うことで、お客様からされるであろう質問や反応が事前に分かり、対策を立てることができます。
例えば、「今は忙しいから後でかけ直してくれ」とロープレで反応されたら、「分かりました。では何時ごろかけ直してもよろしいでしょうか？」というように、次のアクションを準備するようにしましょう。
アポ率を高める電話トークスクリプト例
以下は、アポ率を高めるための電話トークスクリプトの一例です。
「〇〇株式会社の△△と申します。この度は弊社商品についてお話しさせていただきたく、お時間をいただけないでしょうか？」 「先日〇〇様からご紹介いただきました△△株式会社の□□と申します。この度は弊社商品についてお話しさせていただきたく、お時間をいただけないでしょうか？」 「この度は〇〇株式会社様からご紹介いただきました△△株式会社の□□と申します。この度は弊社商品についてお話しさせていただきたく、お時間をいただけないでしょうか？」
メールでアポを取るための3つのコツ
続いて、メールでアポイントメントを取るためには、以下の3つのコツが重要になります。
1.複数の候補日時をメールに記載する
電話のコツと同じく、メールでも候補日時を複数記載することが必須です。お客様は忙しい人が多いので、一つの日時だけを提案すると、都合が合わない場合があります。
また、候補日時を記載する際には、具体的な日付や時間帯を伝えることも大切です。例えば、「来週の月曜日の10:00か火曜日の16:00なら空いていますが、いかがでしょうか？」というように、具体的な候補日時を伝えることが大事です。
2.相手にメリットのある情報を記載する
メールでアポを取るためには、相手にメリットのある情報を記載することが効果的です。お客様は自分に何か得られるものがあるかどうかを判断して、アポを受け入れるかどうかを決めます。
そのため、メールでは自社の商品やサービスの価値や特徴だけでなく、お客様のニーズや課題に対する解決策や提案も伝えることが必要です。
例えば、「お客様の業界に関する最新の調査結果や事例をあわせてお伝えします。」というように、相手にメリットのある情報を記載すると良いでしょう。
3.想定アジェンダを記載する
最後に想定アジェンダ（商談内容）を記載することも有効です。
「想定アジェンダ」とは、アポイントメントで話す予定の内容や流れのことです。想定アジェンダを記載することで、お客様に商談の目的や期待値を明確に伝えることができます。また、想定アジェンダでは、お客様から聞きたい質問やフィードバックも含めることが望ましいです。例えば、「アポイントメントでは以下の内容をお話ししたいと思います。①お客様の現状や課題についてお伺いする。②自社の商品やサービスの価値や特徴をご説明する。③お客様のご意見やご質問にお答えする。」というように、想定アジェンダを記載すると良いでしょう。
アポ率を高めるメールスクリプト例
以下は、アポ率を高めるためのメールスクリプトの一例です。
件名：〇〇様、お世話になっております。△△株式会社の□□です。 本文： 〇〇様 いつもお世話になっております。△△株式会社の□□と申します。 この度は、先日お送りした資料に目を通していただき、ありがとうございました。 資料には、お客様の業界に関する最新の調査結果や事例をまとめております。これらはお客様のビジネスに役立つ有益な情報です。 そこで、資料の内容について、より詳しくご説明させていただきたく思います。 また、お客様の現状や課題についてもお伺いしたいと思います。 そのため、アポイントメントを取らせていただきたくご連絡しました。 来週の月曜日の午前中か火曜日の午後なら空いていますが、いかがでしょうか？ アポイントメントでは以下の内容をお話ししたいと思います。 ①お客様の現状や課題についてお伺いする。 ②自社の商品やサービスの価値や特徴をご説明する。 ③お客様のご意見やご質問にお答えする。 ご都合の良い日時をお知らせください。 どうぞよろしくお願いいたします。 △△株式会社 □□
アポ獲得率の改善を計測する方法
アポ率の改善は重要ですが、実際改善数値が正しく計測されているケースは少ないです。アポ獲得率のPDCAを回していくために、重要なポイントを2つお伝えします。
KPIを設定する
KPI（Key Performance Indicator）とは、目標達成度や業績向上度を測るための指標のことです。アポイントメントに関するKPIを設定することで、自分の営業活動の状況や改善点を把握することができます。KPIは具体的で数値化できるものであるべきです。
例えば、「今月中に20件のアポイントメントを取る」「アポイントメントから契約までの期間を2週間以内にする」「アポイントメントから契約までの確度を50％以上にする」などが考えられます。
KPIの例・一覧
以下は、アポイントメントに関するKPIの例・一覧です。
| アポ数 | 新規アポの設定数 |
| アポ率 | 電話やメールなどでコンタクトした見込み客数に対するアポ数の割合 |
| アポからのコンバージョン率 | アポが実際のセールスまたは取引につながった数を、 総アポ数で割った割合 |
| 新規クライアント獲得数 | アポから実際の新規クライアントを獲得した数 最終的なビジネス成果につながる重要な指標 |
SFAツールを使用する
SFA（Sales Force Automation）ツールは、営業活動を支援するためのツールです。SFAツールを使用することで、顧客情報や商談情報などを一元管理し、効率的な営業活動が可能になります。また、SFAツールはKPI管理機能も備えており、自分自身やチーム全体の営業活動状況をリアルタイムで把握できます。
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