SFAとは
SFAは「Sales Force Automation」の略称で、「営業支援システム」と訳されます。営業担当者が商談を開始してから受注に至るまでの進捗状況を可視化し、その活動の管理を行います。
営業の仕事は、顧客リストの作成やテレアポのほか、提案書や見積書、企画書といった書面の作成、既存顧客へのフォローと多岐にわたりますが、繰り返し業務や定型業務も少なくありません。
その部分を自動化できれば、営業担当者は有望な見込み顧客へのアプローチといったコア業務に集中できるようになり、売上アップにつながります。
CRMとMAとの違い
SFAと共にしばしば語られる用語として、CRM（Customer Relationship Management）とMA（Marketing Automation）があります。
CRM（Customer Relationship Management）は、「顧客関係管理」や「顧客関係性マネジメント」と呼ばれており、顧客を主体としたマーケティング手法です。顧客の属性や各チャネルを通じた自社との接触履歴を記録・管理して、顧客に応じたコミュニケーションを行ってファンを増やし、売上の拡大や収益性の向上につなげることを目指しています。
MA（Marketing Automation）は、「マーケティングオートメーション」の略称で、「マーケティング活動の自動化」を意味します。ITツールを使ってマーケティング活動のプロセスの一部または全部を自動化することで、マーケティング活動を効率化し、売上の拡大や収益性の向上につなげようというものです。
SFAの主な機能
SFAツールには様々な機能がありますが、以下に代表的な機能について紹介します。
| 機能 | 機能詳細 | ピックアップ項目 |
| 案件管理機能 | 営業担当者が抱える案件情報（見込み客情報）を一元管理する機能。見込み客情報や商談履歴などが記録されており、営業担当者がより効率的に業務を行えるようになる。 | ・リード管理 潜在的な顧客情報を収集し、リードを顧客に変換するプロセスを管理 ・商談管理 営業活動における各商談の進捗状況をトラッキングし、次のステップを計画 ・カスタマイズ インダストリ固有のプロセスやニーズに合わせて案件管理のカスタマイズが可能 |
| 顧客管理機能 | 顧客情報を一元管理することが可能。社名や所在地、 連絡先、担当者名、担当者の属性情報のほか、 問い合わせや取引履歴などの情報を一元管理し、 社内で共有することで、営業担当者が重複セールスをしてしまったり、 担当者変更時に引き継ぎができていなかったりといったミスを防止。 | ・顧客情報の一元管理 顧客の連絡先情報、購買履歴、コミュニケーション履歴など、顧客に関する情報を一元管理 ・クロスセルとアップセル 顧客のニーズに合わせて追加の商品やサービスを提案し、売上を増やすチャンスを追跡 ・応答性の向上 顧客からの問い合わせに迅速に対応し、顧客満足度を向上 |
| 営業活動管理機能 | 営業担当者が行う商談や訪問などの活動を管理することが可能。 | ・スケジュール管理 予定された営業活動やミーティングを管理し、効果的な時間の使用を実現 ・タスク管理 重要なタスクやアクションアイテムを追跡することで、期限の厳守が可能 ・ワークフローの自動化 繰り返しのタスクを自動化し、営業担当者の負担を軽減 |
| 売上管理機能 | 売上目標の設定や売上予測を行い、売上実績を分析し、 改善点を把握することが可能。 | ・売上データの収集 各取引の売上情報を記録し、売上データを一元管理 ・売上分析 過去の売上データを分析して、傾向を把握し、将来の売上を予測 ・予算管理 売上目標や予算を設定し、実績と比較して評価 |
| レポート機能 | 各種データをグラフ化したり表形式で表示する。 また、自動的にレポートを作成することも可能。 | ・カスタムレポート作成 特定のデータポイントに基づいてカスタムレポートを生成し、必要な情報にアクセスが可能 ・データ可視化 グラフやチャートを使用してデータを視覚化し、傾向やパフォーマンスを迅速に理解 ・意思決定のサポート データに基づいて戦略的な意思決定を行い、営業戦略を最適化 |
SFAのメリットとデメリット
メリット
効率的なセールスプロセス
顧客の連絡先情報、購買履歴、過去のコミュニケーション記録などを一元化することで、効率的にアクセスできるようになり、顧客に合わせた個別のアプローチを取ることができます。
また商談の進行状況をリアルタイムで追跡し、必要なタスクやスケジュールを管理する機能により、ステップごとに進捗状況を把握でき、ボトルネックを特定しやすくなります。
最終的にはルーチン業務を自動化し、貴重な時間を戦略的な活動に集中できます。これが生産性向上につながり、セールスチーム全体の業績向上に寄与します。
顧客関係の強化
顧客情報を中心に構築され、すべての関連情報（コンタクト情報、購買履歴、コミュニケーション記録など）を一か所で管理します。これにより、顧客について包括的な情報を素早く把握でき、よりパーソナライズされた対応が可能となります。
また過去の取引データを容易に参照できるため、過去のニーズや好みに基づいて提案を行えます。これはクロスセルやアップセルの機会を最大限に活用するのに役立ちます。
情報共有の容易化
営業チーム内での情報共有を簡単にします。担当者間でデータやノートを共有でき、連携を促進します。これにより、顧客に関する重要な情報の漏れを防ぎ、協力体制を構築します。
売上予測の立て易さ
過去のデータを基に売上の予測を行うのに役立ちます。これは組織が将来の目標を立て、営業戦略を調整する際に非常に重要です。
例えば、特定の期間における売上傾向を分析し、需要予測を行うことができます。
デメリット
導入費用、ランニングコストの発生
SFAの導入には初期費用がかかります。また、システムの運用やメンテナンスにも費用が発生します。これは組織の規模や要求に応じて異なります。
初期費用の他に、ソフトウェアのアップデートやカスタマイズ、セキュリティ対策に関連するランニングコストも考慮する必要があります。
入力業務の発生
SFAの効果的な利用には、データの正確な入力が必要です。この入力作業は担当者によって行われるため、時間と労力が必要です。
入力の欠如や誤りはシステムの信頼性を損なう可能性があるため、適切なトレーニングとプロセスの確立を事前に認識統一し徹底することが必要です。
SFAの活用方法
SFA導入前に押さえるべきポイント
導入目的を明確化する
明確な導入目的を設定することが重要です。
例えば、営業プロセスの効率化、データの一元化、売上予測の向上など、具体的な目標を明確にしましょう。これにより、SFAの活用が効果的となります。
現行の営業プロセスを見直す
SFAの導入は既存の営業プロセスに影響を与えます。したがって、導入前に現行のプロセスを詳細に分析し、どの部分を改善すべきかを把握しゴールを決めましょう。
これにより、SFAのカスタマイズや設定がスムーズに進みます。
SFA導入後に押さえるべきポイント
データ入力の徹底
SFAの導入において、データ入力は極めて重要です。営業担当者は顧客情報、商談履歴、予測データなどを正確に入力する必要があります。これにより、営業プロセスの透明性が向上し、他のチームメンバーとの情報共有が円滑に行えます。
データ入力の徹底は、誤った情報に基づく意思決定や、タイムリーなフォローアップの不備を防ぐ助けとなります。
例えば、SFAを活用して、新しい商談を効果的に追跡し、顧客とのコミュニケーションの歯止めを外すことができます。
データ分析の活用
SFAは、膨大なデータを生成しますが、そのデータを活用することが成功の鍵です。データ分析は、顧客の嗜好や市場動向を理解し、戦略を最適化するために不可欠です。
営業データの分析を通じて、新たな機会を発見し、問題を特定し、営業プロセスを改善することが可能です。例えば、特定の顧客セグメントに焦点を当て、彼らのニーズに合致した提案を行うことができます。
活用方法の共有
SFAの有効な活用には、チーム全体の協力が必要です。営業担当者間での情報共有とベストプラクティスの共有は、成功に不可欠です。
具体的な例を挙げると、営業会議でSFAを活用した成功事例を共有することが、他のメンバーに新たなアイデアやアプローチを提供し、チーム全体の成績を向上させます。
まとめ
SFA（Sales Force Automation）は営業プロセスを効率化し、情報の一元管理を実現する強力なツールです。案件管理、顧客管理、営業活動管理、売上管理、レポート機能など、多くの機能が組み込まれており、営業チームの成功に寄与します。
SFAを導入する際には、具体的なニーズに合わせたカスタマイズが可能で、組織にとって最適なソリューションを構築できます。結果として、売上の増加や生産性の向上など、多くのメリットを享受できるでしょう。
